1. Explore rutas alternas. Antes de explorar la penosa ruta de las solicitudes, vale la pena explorar si esa información no está ya, en un lugar más accesible. Por ejemplo, en el archivero de alguna fuente, o en un buscador especializado. No está de más hacer algunos intentos con las Búsquedas Avanzadas de su explorador. Vale bien la pena indagar si alguien más ya pidió –y consiguió- aquello que estamos buscando. (En México hay un buscador que permite hurgar en el histórico de solicitudes).
2. Estudie la herramienta. Leer con lupa nuestra ley de Acceso nos ayudará a afinar la puntería. En México, la ley federal obliga a funcionarios a entregar información que “se encuentre” en sus archivos. Eso ya nos da una pista: los funcionarios sólo nos darán aquello que ya existe. No van a generar información; tampoco van a responder a preguntas. ¿Qué dicen las reglas en su país? Ayudará leer también las reglas de archivo vigentes. Eso nos permitirá saber cuántos años guardan la información, y si la van moviendo de un archivo a otro, conforme se vencen los plazos. Es común que tengan un archivo de trámite (donde guardan materiales de los últimos 3 años), archivo de concentración (3 a 10) y archivo histórico (después de los 10 años). No está de más reportear antes de comenzar el envío de cartitas a Santa Claus.
3. Cuidado con lo que pida. En México, la ley permite a los funcionarios entregar sólo información existente. Y otra ley, la de los Servidores Públicos, les permite hacer solo aquello que tienen autorizado hacer. El maridaje de estas dos leyes hará que un funcionario pueda negarnos el acceso al “oficio” que pedimos, pues el documento que existe en sus archivos se llama “memorándum”. Es importante conocer el nombre que dan a las cosas. Para eso están las normas y leyes de documentos y de archivos, y nuestras fuentes al interior de las agencias. También podemos utilizar el genérico “información” y no meternos en honduras.
4. ¿Qué entienden por información? Normalmente, se refieren así a todos los materiales en papel, audio, cine o video, fotografía, bases de datos, hologramas, e-mails. Incluye a materiales generados por la dependencias pero también a información hecha por particulares, pero que el gobierno tiene en resguardo. Por ejemplo: estudios, auditorías. Si tenemos fuentes al interior de esas agencias, podremos identificar en qué plataforma tienen la información disponible, antes de lanzar nuestra petición.
5. Hable con ella. No todas las agencias tienen a un Thiago Silva como defensa en el área de Transparencia. Hablar con esos oficiales antes, durante y después de hacer una solicitud, puede ahorrarnos tiempo y mejorar nuestra puntería. Por varias razones. Una, para corroborar que esa agencia sí tiene la clase de información que buscamos. Dos, para saber más acerca de dónde la tienen y qué tan complicado es llegar a ella. Tres, para hacernos de una idea de si estamos fraseando la solicitud de manera clara y correcta. Y también, para ver con ellos cosas tan básicas como si tienen scanner y cuántas páginas, máximo, pueden subir al sistema.
6. Las fuerzas en contra. También hay funcionarios que están muy a la defensiva. Y por eso es muy importante hacernos de un plan de acción. ¿Cuándo pido qué y a quién? ¿hago búsquedas generales o hago tiro al blanco? ¿les pido que me envíen la información o pido copias o pido ir a revisar los expedientes personalmente? ¿dónde más puede haber copias de esta información, y que tengan menos prurito para darme acceso?
7. Nuestra carta de presentación. No tenemos por qué identificarnos como reporteros. El derecho de petición es para todos los ciudadanos. Hay unos países menos suertudos que otros. Algunas leyes de Acceso plantean que el ciudadano debe identificarse y dejar por escrito por qué y para qué quiere la información. Unos lindos prestanombres pueden salvarnos de este aprieto.
8. El gato encerrado. Un “no” no siempre tiene que ver con obscuras órdenes superiores. Con frecuencia, detrás de una negativa hay razones de lo más mundanas y absurdas, como que la persona a cargo de búsquedas enfermó. A veces la culpa es toda nuestra, por escribir peticiones bizarras y confusas. Hablar con ellos a tiempo, puede ponernos en aviso de esos posibles accidentes en el camino.
Hacer buenas solicitudes de acceso tiene su gracia. Exige hacer mucho pre-reporteo para saber el tema que investigamos, el tipo de registros que pueden existir y dónde están. Y también, para conocer quiénes son esos otros, del otro lado del escritorio, que estarán leyendo nuestras peticiones. Reporteo, ensayo y paciencia, mucha paciencia.
